Politique de traitement des renseignements personnels de Groupe Cloutier

1. Préambule

Chez Groupe Cloutier (« GC »), nous prenons l’engagement de déployer les meilleurs efforts afin de protéger la confidentialité des renseignements personnels que vous nous confiez dans le cadre de nos activités. Nous agissons toujours en conformité avec les lois fédérale et provinciales applicables en matière de protection de la vie privée.

Lorsque la présente Politique fait référence à Groupe Cloutier, elle fait aussi référence à nos autres sociétés affiliées. Notre Politique s’applique autant aux clients de GC, qu’aux conseillers qui recourent à nos services. Finalement, elle couvre autant notre site web public que nos portails dédiés aux clients, conseillers et employés, à moins qu’une Politique distincte ne vous ait été remise pour un service en particulier.

2. Que faisons-nous pour protéger vos renseignements personnels?

Groupe Cloutier a mis des mesures contractuelles, physiques et technologiques en place afin de protéger vos renseignements confidentiels contre la perte ou le vol, l’accès non autorisé, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification.

Suivant les principes et recommandations de la LPRPDE, le personnel est tenu de signer un accord de confidentialité dès le début de l'emploi. Nous avons mis en place un programme rigoureux de formation et de mise à l’épreuve en continu à l’intention de nos employés afin de nous assurer qu’ils adoptent les meilleures pratiques de l’industrie en matière de protection des renseignements personnels et de cybersécurité.

Par ailleurs, nous limitons autant que possible l’accès à vos renseignements personnels aux seules personnes qui en ont besoin afin de remplir leurs fonctions en lien avec les produits et services auxquels vous souscrivez auprès de nous.

Nous avons mis en place des mesures de sécurité afin de protéger au maximum autant notre environnement physique que numérique. L’accès aux locaux où sont stockés des renseignements personnels sont restreints. Notre environnement technologique est protégé de différentes manières dont, sans s’y limiter, par des pares-feux et un chiffrement des données. Nous mettons également en place où cela est possible des mécanismes d’authentification à double facteur afin de pouvoir accéder à notre environnement numérique.

Si nous communiquons avec vous de manière électronique, nous le ferons par des moyens reconnus comme étant sécuritaires. Toutefois, aucun moyen de communication n’est considéré comme étant 100% sécuritaire et, en conséquence, nous ne pouvons malheureusement pas garantir une sécurité absolue.

3. Quels sont les renseignements personnels que nous collectons?

Dans le cadre de notre relation, nous pouvons récolter différentes informations personnelles à votre sujet, notamment :

Des renseignements d’identification, comme votre nom, sexe, adresse postale, adresse courriel, numéro de téléphone, date de naissance, numéro d’assurance sociale, numéros de pièce d’identité (permis de conduire, passeport, etc.), citoyenneté.
Des renseignements financiers, comme votre revenu annuel, l’identité de votre employeur, votre secteur d’activité, vos informations bancaires, des informations du votre bilan financier et votre avoir net, votre profil d’investisseur ou les contrats ou comptes que vous pouvez détenir auprès d’autres institutions financières.
Des renseignements sur vous, comme votre situation familiale, l’identité de vos proches, le nombre de personnes à votre charge, l’identité de personnes de confiance.

Des renseignements médicaux comme des informations médicales comme des examens paramédicaux ou des informations sur vos antécédents médicaux en lien avec la souscription d’un produit d’assurance ou le traitement d’une réclamation.

4. Comment vos renseignements personnels sont-ils recueillis?

Vos renseignements personnels pourront être recueillis de différentes manières par nos représentants ou nos employés :

En personne
Par téléphone
Via des formulaires papier et électroniques
Par des témoins de connexion (cookies) au moment où vous visiterez un de nos portails web

5. Dans quel but vos renseignements personnels sont-ils collectés?

Nous recueillons des renseignements personnels à votre sujet lorsque ceux-ci nous permettent d’accomplir un but précis, comme :

Satisfaire à nos obligations légales et réglementaires, y compris la lutte contre le blanchiment d’argent et la prévention de la fraude
Vérifier votre identité
Répondre à vos demandes de renseignements
Communiquer avec vous concernant vos comptes, produits et services financiers
Effectuer la gestion de votre compte, comme le traitement des transactions, le prélèvement d’honoraires de conseil, la production de feuillets fiscaux ou les transferts de certains contrats en provenance d’autres institutions financières, selon le type de produit ou de service que vous demandez
Mieux vous connaître afin de nous assurer, dans les cas où la loi l’exige, que les produits et services auxquels vous souscrivez correspondent à vos besoins.
Déterminer votre admissibilité à certains produits ou services
Déterminer le coût d’un produit ou d’un service
Traiter vos réclamations d’assurance
Assurer le traitement de toute plainte ou insatisfaction
Contribuer à la formation de nos représentants et de nos employés
Améliorer nos différents outils en comprenant vos préférences et la manière dont vous les utilisez
Vous informer de promotions ou de services dont vous pourriez bénéficier

6. À qui pouvons-nous transmettre vos renseignements personnels?

Il peut arriver que, dans le cadre des services que nous vous rendons, nous devions communiquer vos renseignements personnels à une tierce partie. Voici quelques exemples d’entités avec qui vos renseignements pourraient être partagés :

D’autres entités ou sociétés affiliées de Groupe Cloutier ou leurs représentants
Votre conseiller en services financiers
Votre employeur, dans le cadre d’une assurance collective gérée par Groupe Cloutier Avantages Sociaux
Des compagnies d’assurance, des fournisseurs de produits de placement ou des institutions financières auprès desquels vous souscrivez des produits ou services via notre entremise
Des agences de renseignements et d’évaluation de crédit comme TransUnion ou Equifax
Une société chargée de l’impression et la distribution de documents en lien avec les services ou les produits que vous détenez
Une entreprise de stockage de données
Un tribunal, une autorité réglementaire, un organisme de d’autoréglementation ou un organisme de prévention et de gestion de la fraude
Une société chargée de nous fournir des services ou des conseils professionnels en lien avec la gestion de votre compte, comme un assureur responsabilité ou un cabinet d’avocats

Lorsque nous partageons vos renseignements avec une tierce partie, nous nous assurons qu’elle s’engage contractuellement à respecter nos attentes en matière de protection de vos renseignements personnels.

7. Localisation géographique de vos renseignements personnels

Nous privilégions le fait que vos données soient conservées au Canada. Il pourrait toutefois arriver, dans certaines circonstances, que nous devions partager vos renseignements personnels avec une tierce partie située à l’extérieur du Canada. Avant de transférer vos données dans un autre pays, nous prenons des mesures raisonnables afin de nous assurer qu’elles seront protégées adéquatement. Comme pour nos fournisseurs locaux, ceux situés à l’extérieur du pays devront s’engager contractuellement à respecter nos attentes en matière de protection de vos renseignements personnels.

8. Comment obtenons-nous votre consentement à recueillir vos renseignements personnels?

Nous obtenons votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels lorsque vous demandez ou acceptez un nouveau service auprès de nous. Ce consentement peut être recueilli directement auprès de vous, mais il est aussi possible qu’il soit recueilli par une tierce partie, comme votre conseiller en services financiers ou votre employeur par exemple.

Dans les cas où nous souhaitons utiliser ou communiquer vos renseignements personnels pour un but autre que ceux auxquels vous avez consenti, nous demanderons à nouveau votre consentement.

Il existe aussi un certain nombre de situations pour lesquelles nous n’avons pas à obtenir votre consentement exprès afin de recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels. Voici quelques exemples de ces situations :

Pour prendre des mesures appropriées si nous détectons une fraude potentielle
Sur ordonnance d’un tribunal, d’une autorité réglementaire ou d’un organisme d’autoréglementation
Pour qu’une tierce partie puisse effectuer une tâche directement reliée à un produit ou service que vous avez demandé, lorsque l’utilisation de vos renseignements personnels est reliée à une des utilisations prévues par la présente Politique.

9. Combien de temps vos renseignements personnels seront conservés?

Vos renseignements personnels seront conservés uniquement pendant 1) la durée nécessaire à l’accomplissement des objectifs pour lesquels ils ont été récoltés, 2) le temps exigé par les lois applicables aux produits ou services auxquels vous avez souscrit auprès de nous, ainsi que 3) la durée requise pour protéger nos droits en cas de recours.

Afin d’obtenir davantage d’information sur la durée exacte pendant laquelle ces renseignements seront conservés, nous vous invitons à communiquer avec le Responsable de la protection des renseignements personnels identifié plus loin dans la présente Politique.

10. Quels sont vos droits liés à vos renseignements personnels?

À tout moment, vous pouvez demander à consulter ou rectifier les renseignements personnels que nous détenons sur vous. Si vous êtes en mesure de démontrer que ces renseignements sont erronés ou incomplets, nous les mettrons à jour selon vos instructions.

Vous pouvez retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels. Dans un tel cas, nous pourrions ne plus en mesure de vous offrir les produits ou services auxquels vous avez souscrit auprès de nous.

Vous pouvez aussi demander que vos renseignements personnels soient supprimés si 1) les objectifs pour lesquels ils ont été récoltés ont été accomplis, 2) les délais de conservation imposés par la loi applicable aux produits ou services auxquels vous avez souscrit sont expirés et 3) ces renseignements ne sont plus requis afin de protéger nos droits en cas de recours.

Si vous considérez que nous avons mal géré vos renseignements personnels, vous pouvez aussi déposer une plainte auprès de notre Responsable de la protection des renseignements personnels identifié plus loin dans la présente Politique, ou auprès de l’autorité réglementaire responsable de la protection des renseignements personnels de votre province ou territoire.

11. Qui contacter en cas de besoin en lien avec vos renseignements personnels?

Pour toute question ou préoccupation relativement à notre Politique de traitement des renseignements personnels ou à la façon dont nous recueillons, utilisons ou communiquons vos renseignements personnels, veuillez nous écrire à :

Responsable de la protection des renseignements personnels

1720, rue de la Sidbec Sud

Trois-Rivières (Qc)

G8Z 4H1

confidentialite@gcloutier.com

12. Mise à jour de la présente politique

Les lois, les règlements et les meilleures pratiques en matière de gestion des renseignements personnels évoluent constamment. Nous maintiendrons donc à jour la présente Politique sur une base régulière de manière à refléter ces changements. Les mises à jour seront publiées sur notre site web et prendront effet dès le moment de leur mise en ligne.